8 800 555 67 13 Тестовый доступ О компании Eng
Возможности Подключение Тарифы Отзывы Системные требования Стать партнером Видео FAQ Блог Регистрация 8 (495) 191 11 09
Шесть шагов успешного внедрения MD Audit
20.02.2019

Шаг 1. Изучите систему

Все мы знаем шутку про то, что если ничего не помогает, то нужно все-таки прочитать инструкцию. Между тем, при старте работы с MD Audit именно этим и нужно заняться в первую очередь: пройти рекомендованные этапы по настройке системы, изучить инструкции, познакомиться с базой знаний. Сделать это нужно хотя бы для того, чтобы понимать каким широким спектром пользовательских возможностей вы будете обладать, используя базовую версию системы.

Шаг 2 . Определите ключевые роли

Системой MD Audit будут пользоваться 3 типа сотрудников.

Администратор

Так как за штурвалом всегда должен находиться капитан, то вам необходимо его выбрать. В работе с MD Audit капитаном является администратор — сотрудник, который выстраивает в системе структуру, отвечающую задачам и стратегии компании, управляет всеми пользователями, анализирует итоги проверок, контролирует статус исполнения задач.

Администратор имеет доступ ко всей системе: он может создавать группы пользователей, назначать им права доступа, создавать чек-листы и настраивать отчеты. Очевидно, что этот сотрудник должен изучить систему в первую очередь и на самом глубоком уровне.

Пользователи

Это сотрудники, которые будут непосредственно использовать MD Audit в своей работе. Они видят только предназначенную для них область системы, например могут выполнять проверки по доступному им чек-листу и работать в рамках поставленных руководителями задач.

Благодаря дружественному интерфейсу MD Audit, пользователям не составит труда освоится в системе самостоятельно, однако прочтение инструкции ускорит этот процесс и поможет избежать очевидных ошибок. Если все же останутся вопросы, то пользователь в режиме online может получить на них ответы, обратившись в службу поддержки, либо к своему курирующему менеджеру MD Audit.

Руководители

Это особая категория сотрудников, которым необходима информация о полученных с помощью системы результатах. Они получают отчеты, сформированные администратором, анализируют результаты проведенных проверок и на основе этого принимают стратегические решения.

Шаг 3. Создайте правильную структуру

Во время прохождения первичного тестового периода вы знакомились с возможностями системы на пробных чек-листах. Теперь же вам необходимо создать полноценную функциональную структуру и рабочие чек-листы.

Начните с того, что создайте в системе MD Audit как можно более точную копию структуры своей компании. Называйте все структурные подразделения точно так же, как они называются в реальности. От этого будет зависеть то, как быстро сотрудники адаптируются к работе в системе. Например, если в компании используется слово «департамент», то не стоит в системе называть его «отделом».

Шаг 4. Настройте права доступа для пользователей разного уровня

Для эффективного использования системы администратору понадобится произвести ряд настроек: распределить пользователей в рамках структуры системы и  определить права доступа. Например обозначить в системе:

  • в какие бизнес-направления и группы будет определен тот или иной пользователь;

  • кто из пользователей может планировать проверки себе, коллегам, ставить задачи по итогам проверок в  рамках чек-листов, фотоотчетов, стандартного визита в магазин (без заполнения чек-листов);

  • кому должны отправляться уведомления по результатам проверок;

  • каким пользователям будут доступны отчеты и какие именно;

  • кому из пользователей необходимо маршрутизировать вопросы по их блокам ответственности.

Шаг 5. Создайте рабочие чек-листы

Рабочий чек-лист — это структурный документ-опросник, с группами вопросов, объединенными в один процесс. К примеру, в fashion-индустрии в процесс «приемка товара» можно включить вопросы:

  1. Поставка принята в рамках установленных нормативов.

  2. При приемке поставки все короба разделены по гендерному признаку (М/Ж).

После формирования рабочего чек-листа нужно назначить  его пользователям, группам пользователей, бизнес-направлениям, которые буду с ним работать.

 Бизнес-направление  Чек-лист
 Служба безопасности  Стандарты по сохранности ТМЦ (товарно- материальных ценностей)
 Отдел товародвижения  Стандарты товарного учета
 Бухгалтерия  Стандарты формирования  первичной кассовой документации

Таблица 1. Примеры чек-листов для разных бизнес-направлений

Важно понимать, что количество и содержание чек-листов определяются типами задач, которые необходимо решить. К примеру, если перед вами стоит задача повысить в торговой точке качество сервиса, то создавайте чек-лист по качеству обслуживания. Если же вам важно сократить потери, то нужно создать чек-лист проверки сохранности ТМЦ. Не старайтесь охватить абсолютно все и сразу, действуйте в рамках задач последовательно. Расставьте приоритеты, сосредоточьтесь на стратегически важных задачах.

Шаг 6.  Убедитесь, что все пользователи ознакомлены с  функционалом системы MD Audit

Перед масштабным запуском рекомендуем провести опрос пользователей  на предмет понимания практической работы с мобильным приложением MD Audit. При необходимости еще раз разъясните инструкции, продемонстрируйте функционал на практическом примере. Также важно проверить возможность авторизации пользователей в системе.

Когда вся эта работа будет проделана можно смело  приступать к внедрению MD Audit во всей торговой сети. Следуя этим шагам, вы быстро и, главное, успешно пройдете этап внедрения системы MD Audit и результаты не заставят себя ждать.

Подписаться на новости:

Отправляя свои данные, вы соглашаетесь получать регулярные обновления из блога MD Audit. Вы можете отказаться от подписки, когда захотите.

Tеги управление персоналом , управление процессами
Поделиться
Читайте также
05.09.2018
Какие чек-листы нужны торговой сети и как их создать?
07.12.2018
Примеры чек-листов для применения в Fashion-ритейл
15.08.2018
Как создать чек-листы для торговой сети, которые будут работать?
05.12.2018
Большой и малый циклы управления операционными рисками
Показать еще